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IT利活用

RFP (提案依頼)文書の作成支援

自社でITシステムを調達する際には、複数のIT事業者に具体的な提案を依頼するための「RFP (提案依頼)文書」を作成・提示し、提案を受けます。本支援では、その際の提案依頼文書の作成を支援します。

こんなお客様にお勧めします。

主な対象となる業種・規模
  • 業種 : 製造業、サービス業、小売業、卸売業、運輸業など
  • 従業員 : 売上高3千万円以上
以下のようなお悩みを持っているお客さまに有効です。
  • これまでのアナログな事務処理をデジタル化して、リアルタイムに状況を見える化したい。
  • Excel等のファイルでの管理が煩雑化して業務量が増加しており、業務を効率化したい。
  • 既存のITシステムが古くなっており、新しく刷新したい。
次のような効果が期待されます。
  • POINT 1 紙での事務処理をデジタル化することにより、現在の状態を定量的に見える化し、前月・前年等と比較が容易になり、異常箇所の早期発見や業務改善につながります。
  • POINT 2 Excel等のファイルの管理をシステム化することによって、入力・編集・分析等の繰り返し発生する事務作業を削減でき、社内関係者間で情報共有しやすくなります。
  • POINT 3 古いITシステムの刷新によって、使い勝手や性能が向上します。さらに、信頼性・事業継続性・セキュリティも高まり、データの漏えいや消失のリスクが軽減します。

STEP00

1ヶ月

社内プロジェクトの立ち上げ

ITシステム導入を成功させるには、事前に綿密な準備・検討を行うことが重要です。開始時に当社の担当メンバーを配置し、プロジェクトを推進する準備を行います。本支援では、支援チームは、RFP (提案依頼)文書の作成まで、担当メンバーと協力して支援します。

実施例
社内プロジェクトの立ち上げ ① 支援計画の調整:支援計画として、支援の目的や支援内容、スケジュール、役割分担等を当社と支援チームで調整します。
② 担当メンバーの配置:当社では、適任な担当メンバーを指名し、必要に応じて業務調整を行います。

STEP01

2ヶ月

情報提供依頼の準備

ITシステムの導入では、最新のIT技術・製品・サービスの動向を踏まえてITシステム化方針を決定することが重要です。そこで、IT事業者から最新の情報を収集する「RFI (情報提供依頼)」を実施するための事前準備を行います。

実施例
情報提供依頼の準備 ① 現状把握:自社の既存のITシステムの状況や課題を整理します。
② ITシステム化の目的・範囲:ITシステム化の目的やねらいを明確化し、範囲や機能要件・非機能要件を洗い出します。
③ 依頼文書の作成:上記内容をRFI (情報提供依頼)文書にします。

STEP02

2ヶ月

情報提供依頼

RFI (情報提供依頼)の実施では、複数のIT事業者に対して情報提供依頼文書を送付し、当社のITシステム化に関して確認したい内容を問い合わせ、提案や見積の回答を受けます。この情報提供依頼は、IT事業者にとって負担が大きいですが、営業活動の一環となります。

実施例
情報提供依頼の実施 ① 情報提供依頼先のリストアップ:情報提供依頼に協力してもらえるIT事業者を調査し、情報提供依頼文書を送付します。
② 説明や質問回答:具体的で有益な情報を回答してもらうため、個々のIT事業者に対して、説明や質問回答を行います。
③ デモや協議:IT事業者からの回答受領後に、システムのデモや、回答内容の協議を行います。
ITシステム化方針の検討 ① 情報提供依頼回答結果の整理:提案された回答を整理します。
② ITシステム化方針の検討:費用・技術難易度・保守性等を考慮して、システム化方法(案A:クラウドサービス(SaaS)、案B:パッケージシステム+カスタマイズ等)を決定します。
③ その他検討項目方針の検討:各種検討項目についても、情報提供依頼の回答を参考に方針を決定します。

STEP03

2か月

RFP (提案依頼)文書作成

IT事業者を選定する「RFP (提案依頼)」の事前準備として、ITシステム化方針の内容を踏まえて、RFI (情報提供依頼)文書を詳細化・具体化していきながら、RFP (提案依頼)文書を作成します。

実施例
RFP (提案依頼)文書作成 ① 提案依頼文書の作成:ITシステム化方針に基づいて、提案依頼文書の要となる「仕様書」を作成します。仕様書には、機能要件、性能・信頼性・セキュリティなどの非機能要件、IT事業者が行う構築及び保守の役務、納品物等を記載します。
② 関連文書の作成:IT事業者が作成する提案書の目次構成、提案書の評価基準、契約書等の関連文書を作成します。

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